Auditfiles analyser & reporter

De Easy2Analyse Auditfiles analyser & reporter is in staat om alle bekende auditfile formaten te openen. Het is daardoor bijzonder geschikt om als grootboek analyse programma ondersteuning te bieden bij de interne en externe administratieve controle. Uitgangspunt voor de dataset die in de Auditfiles analyser & reporter kan worden ingelezen is de auditfile. De huidige gepubliceerde auditfile soorten zijn financieel, afrekensystemen, salaris en rittenregistratie. Hierover leest u verder op deze pagina.
De nieuwste ontwikkelingen ten aanzien van het auditfile financieel worden door Easy2Analyse op de voet gevolgd. Zo is onlangs het inlezen van versie 3.2 van de auditfile financieel toegevoegd.

Om kennis te maken met het programma kunt u hier een gratis demonstratieversie ophalen die gedurende 14 dagen volledig functioneel is. De Easy2Analyse Auditfiles analyser & reporter is voortgekomen uit de de Full analyser and Reporter. Dit programma biedt een totaaloplossing voor data analyse, data conversie en wordt veel toegepast bij financiele dienstverleners, toezichthouders en in de opsporing van fraudezaken. Dit programma biedt een uitgebreide set aan functies om in de volle breedte van data analyse ondersteuning te bieden.

De Auditfiles analyser & reporter:



In Nederland wordt veel gebruik gemaakt van de auditfile. Dit bestandsformaat wordt veel toegepast als gegevensbron voor de jaarrekeningcontrole, maar wordt ook door overheden gebruikt in het uitoefenen van toezicht. Momenteel bestaan er 4 soorten auditfiles: financieel, salaris, afrekensystemen en ritregistratie. De Auditfiles analyser & reporter kan al deze formaten inlezen.

Auditfile financieel

Het overgrote deel van de financiële software kent de mogelijkheid om de mutaties als een auditfile financieel te exporteren. Klik hier voor een overzicht van software die de export van een auditfile ondersteund. Er zijn inmiddels meerdere varianten:
    • - Versie 1, een tekst bestand met vaste record lengte
    • - Versie 2, een XML bestand, waarvan de layout aansluit met de XBRL standaard
    • - Versie 3.0 en 3.1, een XML bestand, waarvan de laatste ook de subadministratie debiteuren en crediteuren bevat.De gegevens die in dit auditfile zijn opgeslagen bevatten een schat aan informatie ten behoeve van de besturing en beheersing van uw organisatie.
    • - Versie 3.2, waarin het mogelijk is gemaakt om het tijdstip van wijziging van stamgegevens (bijvoorbeeld debiteuren en crediteuren adres gegevens) vast te leggen en waarin het referentie grootboek schema (RGS)kan worden opgenomen.
      In onze software is versie 1.1 van het RGS verwerkt.

Er zijn veel analyses mogelijk met de auditfile die met de Easy2Analyse auditfiles analyser & reporter kunnen worden uitgevoerd en worden opgeslagen als Excel of CSV bestand. In de Auditfiles analyser & reporter zijn veel van deze analyses opgenomen. Daarnaast biedt de Auditfiles analyser & reporter de mogelijkheid om deze analyses aan uw wensen aan te passen.

Auditfile salaris

In toenemende mate bieden loonverwerkingsprogramma’s de mogelijkheid om een auditfile salaris te exporteren. Dit bestand bevat de looncomponenten (vergoedingen en inhoudingen) van de werknemers van een bedrijf. Met de Auditfiles analyser & reporter kunt u deze gegevens inlezen en zodanig weergeven dat controle op de lonen en salarissen wordt vergemakkelijkt.

Auditfile afrekensystemen

Afrekensystemen zoals kassa’s bevatten een belangrijke schat aan informatie over de verkopen van uw bedrijf. De auditfile afrekensystemen biedt deze informatie aan in een gestandariseerd formaat. De afreken gegevens kan een belangrijke bron zijn voor uw interne beheersing. U weet namelijk precies hoeveel u op welk tijdstip, met welke kassa en door welke werknemer heeft verkocht. Deze en andere informatie worden in de Auditfiles analyser & reporter op overzichtelijke wijze gepresenteerd.

Auditfile rittenregistratie

In de meeste zakelijk voertuigen is een rittenregistratiesysteem ingebouwd. Dit systeem kan een schat aan gegevens bevatten over bestemmingen, efficiency van route planning, rijtijden, zakelijk of privé kilometers enzovoort. Een groeiend aantal bouwers van deze systemen bouwt de mogelijkheid in om deze gegevens in een standaard (auditfile) formaat te kunnen exporteren. Easy2Analyse kan deze gegevens inlezen en bijvoorbeeld een gpx export bestand aanmaken, waarmee u ook de route visueel kunt maken.

Auditfile analyses op het grootboek

Zoals gezegd kent bijna ieder financieel pakket wel de mogelijkheid om een auditfile financieel te exporteren. In dit bestand is uw financiële historie volledig vastgelegd. U vindt er ondermeer:
  • Alle journaalposten gerubriceerd in dagboeken
  • Alle mutaties van debiteuren en crediteuren
  • De inkopen en verkopen met bijbehorende BTW bedragen
  • De kosten gerubriceerd naar kostenplaatsen (indien gebruikt)
  • Saldibalans, al dan niet gerubriceerd naar rekeningtype
  • Overzichten van grootboekrekeningen en dagboeken per periode (maand, kwartaal)
  • Aanmaken van overzichten van openstaande debiteuren
  • Overzichten van omzet per debiteur en debiteurensaldo
  • Berekening van de juistheid van BTW
  • Trekken van een reproduceerbare statistische steekproef (belastingdienst conform)
  • Omzetgroei per kwartaal of maand
  • Weergave van de verhouding van kosten(soorten) ten opzichte van de omzet. De Auditfiles analyser & reporter biedt meer dan 70 analyses en overzichten aan die met een enkele muisklik kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast heeft u de beschikking over een ruim arsenaal aan analyse gereedschap zoals het plaatsen van filters, sorteren van kolommen en het tonen van unieke veldwaarden.
  • Hier vindt u een afbeelding van de Auditfiles analyser & reporter.
 

Grootboek analyse zonder auditfile

Het overgrote deel van de financiële pakketten kan het grootboek exporteren in de vorm van een auditfile. Er zijn er echter toch nog een aantal die dat niet aanbieden, zoals het ERP pakket SAP. Deze bieden wel een export van de financiële data aan, maar dan in de vorm van een algemeen bestandsformaat zoals CSV of XML.

De Easy2Analyse Full Analyser and Reporter (F.A.R.) kent de mogelijkheid om dit soort bestanden op een eenvoudige manier te converteren naar een basis formaat auditfile (de .adf variant). Dit gaat tamelijk eenvoudig: u leest het betreffende bestand in (F.A.R. kan zeer veel bestandsformaten inlezen, zoals CSV, XML, Tekst, maar ook Excel of database formaten). Vervolgens koppelt u de door de auditfile gewenste velden (datum, omschrijving, debet, credit, debiteurennummer, BTW etc.) aan de velden die in het export bestand zijn opgenomen. Dit hoeft u slechts één keer per administratie te doen, de koppeling kan bewaard worden. Vervolgens slaat u het aldus gekoppelde export bestand op als auditfile, waarna u gebruik kunt maken van de standaard analyses die zowel in de volledige als de auditfile versie van Easy2Analyse worden aangeboden.

U hoeft hier dus geen dure externe expert voor in te huren, u kunt dit makkelijk zelf doen en het kost u maar weinig tijd.

De auditfile financieel en de jaarrekening

Ook ten behoeve van het aanmaken van de jaarrekening kan de Auditfiles analyser & reporter ondersteuning bieden. In het programma is een module beschikbaar waarmee een koppeling kan worden gemaakt tussen groepen veldwaardes en rubrieken. Als deze koppeling gereed is kunt u een jaarrekening aanmaken, analyses uitvoeren in de controlematrix en zelfs mogelijke frauduleuze manipulaties ontdekken met de M-score index. Verder biedt het jaarrekeningoverzicht u dieper gaande controles met kengetallen aan zoals de du Pont analyse en het kasstroom overzicht. Deze kengetallen kunnen ook in grafieken worden samengevat.

Als verduidelijking voor het maken van een jaarrekening het volgende voorbeeld: Binnen het auditfile is het veld grootboekrekeningnummer opgenomen. Dit veld kunt u koppelen aan jaarrekening rubrieken. U kunt dus de grootboekrekeningen 1000 (kas) en 1100 (Bank) koppelen aan jaarrekeningrubriek A05: liquide middelen.Bij de Auditfiles analyser & reporter wordt een standaard lijst geleverd met jaarrekening rubrieken waarmee u alle grootboekrekeningen kunt koppelen.Het is daarna betrekkelijk eenvoudig om met behulp van een draaitabel een overzicht te maken van totalen per jaarrekening rubriek. Dit overzicht kunt u opslaan als Excel bestand, maar u kunt ook met behulp van de rapportagematrix in de Auditfiles analyser & reporter zelf een rapportage aanmaken.

Bekijk de video over het maken van een jaarrekening:

   

Technische details

De Auditfiles analyser & reporter kan op iedere versie van Windows worden uitgevoerd.
Het programma kan zowel als stand-alone als centraal te distribueren versie worden geleverd.
Voor installatie is minimaal 20 Mb. vrije schijruimte vereist.
Voor goede prestaties is minimaal 1 Gb. RAM geheugen vereist. Het programma kan echter bestanden van ongelimiteerde grootte inlezen.

De prijs van de Auditfiles analyser & reporter

Voor de prijs van de Auditfile analyser & reporter verwijzen wij u naar de licentie-prijs pagina.